Digitaal archiveren met een mappenstructuur? Ontdek hoe het slimmer kan.

 | Infrastructure, Nieuws, Security

Alhoewel een mappenstructuur lijkt op een digitaal archief, is dit het niet en zitten er nogal wat nadelen aan. Dagelijks creëren we miljarden nieuwe (digitale) documenten. Documenten die zich in dit digitale tijdperk razendsnel verspreiden. Documenten die we veelal nog altijd simpelweg op onze server opslaan. Als we deze documenten niet op een logische en juiste manier archiveren, raken ze vaak kwijt en/of versnipperd.

Wat zijn de valkuilen van een mappenstructuur?

  • Wildgroei aan mappen; elke collega heeft een eigen definitie van ‘logisch opslaan’, waardoor diverse mappen op verschillende locaties met vaak dubbele content ontstaan.
  • Verloren tijd aan het zoeken van documenten, door gebrek aan overzicht.
  • Bestanden raken zoek; doordat bestanden foutief worden opgeslagen of per ongeluk worden overgeschreven onder dezelfde bestandsnaam.
  • Collega’s hebben van dat ene document allemaal de ‘meest recente versie’, waardoor de werkelijke actuele versie soms niet eens bestaat.
  • Veiligheid van data is lastiger te beheren, simpelweg wegens het kwijtraken van overzicht.
  • Ontdek werkelijk digitaal archiveren
    De praktijk spreekt boekdelen; in dit digitale tijdperk is de ouderwetse mappenstructuur niet langer meer houdbaar. Het moment is aangebroken dat we leren werken met data in plaats van documenten. Met goed georganiseerd databeheer werkt u effectiever, sneller en veiliger.

    Definitie Enterprise Information Management
    De nieuwste term in het landschap van digitaal archiveren is Enterprise Information Management, afgekort EIM. Dit gaat verder dan puur het archiveren van documenten, dit gaat om het werken met informatie. Gartner omschrijft dit als volgt: Enterprise information management (EIM) is an integrative discipline for structuring, describing and governing information assets across organizational and technological boundaries to improve efficiency, promote transparency and enable business insight.

    Aan de slag met Enterprise Information Management? Volg het webinar.

    Voordelen van écht digitaal archiveren

    Voordeel 1: Eén centraal archief
    Zet documenten vanuit verschillende bronnen eenvoudig in één en hetzelfde dossier. Denk hierbij aan e-mails, MS Word bestanden, gescande documenten, documenten uit uw ERP applicatie, etc. Voortaan heeft u nog maar één centraal archief/dossier m.b.t. bijvoorbeeld een klant, order, medewerker of inkoopcontract.

    Voordeel 2: Snelheid en eenvoud
    Binnen een oogwenk beschikt u over het juiste document. Door gestructureerd op te slaan middels vaste archiefkenmerken, is het ronddwalen door archiefmappen verleden tijd. Door digitaal archiveren stijgt dus de productiviteit en dalen de arbeidskosten.

    Voordeel 3: Voldoen aan de wet- en regelgeving
    De wet schrijft ons voor dat we facturen bijvoorbeeld zeven jaar lang moeten bewaren. Met een digitaal archiefsysteem kunt u aan een bewaartermijn opgeven en hiervoor triggers inbouwen. Zo bent u nooit te vroeg óf te laat met het vernietigen van een document.

    Voordeel 4: Plaatsonafhankelijk werken
    Met een slim digitaal archief kunnen collega’s het archief overal veilig online raadplegen. Dit past geheel in de Bring Your Own Device (BYOD) trend die momenteel plaatsvindt.

    Voordeel 5: Documenten eenvoudig delen met derden
    Met een web-based archiefsysteem is data eenvoudig te ontsluiten met klanten, opdrachtgevers etc. Derden kunt u toegang geven via een webportal of het archief zelf, door daarin te bepalen tot welke informatie iemand toegang heeft.

    Voordeel 6: Geen vendor lock-in
    Een digitaal archiefsysteem dat functioneert als een onafhankelijk platform, zorgt ervoor dat uw documenten altijd gewaarborgd zijn. Dit betekent dat het platform te koppelen is aan elke applicatie. Als de organisatie waar u werkt de keuze maakt om te switchen van ERP, CRM of HR applicatie, kunt u de koppeling ‘losknippen’ en de nieuwe applicatie koppelen aan het platform. U hebt dus niet te maken met veelal een lastige en dure conversie van uw documenten.

    Deel dit bericht:
    Schrijf je in voor de Stepco update!

    Op de hoogte blijven van ons laatste nieuws op het gebied van Workspace, Network & Security?
    Schrijf u dan nu in!

    Bij inschrijving gaat u akkoord met
    de algemene voorwaarden.