Microsoft Teams is massaal geadopteerd door organisaties, een applicatie die het hybride werken naar een hoger niveau heeft gebracht. Meetings op afstand werden plots de standaard, zowel intern als extern. Medewerkers kregen nieuwe wegen te bewandelen met het versturen van data en documenten. Documenten die voorheen vrijwel enkel via de mail verstuurd werden, staan nu verspreid over diverse applicaties. Het intranet kreeg een prominentere rol en de onderlinge communicatiemiddelen werden uitgebreid. Nu is het tijd om het thuiswerken naar een volwassen niveau te brengen. Het moment is daar om alle loshangende applicaties gedag te zeggen en de hybride werkplek te structureren.
Tip 1: Een goede verbinding is een noodzakelijk fundament. Veel medewerkers zullen zelf beschikken over een device thuis met eigen internetverbinding waarop gewerkt kan worden. De verleiding is wellicht om medewerkers hierop te laten inloggen. Maar er is niets zo frustrerend en tijdrovend als de werkplek niet optimaal is ingericht. Ons advies is daarom om een minimale downloadsnelheid van 25 mbps aan te houden met een uploadsnelheid van 10 mbps, om het gebruik van meerdere toepassingen, cloudservices en samenwerkingstools mogelijk te maken.
Tip 2: Zorg dat de infrastructuur goed ingericht is. Dit is de basis voor de hybride werkplek. Een huis bouwt u immers ook niet op los zand. Een naadloze, effectieve samenwerking lukt pas optimaal als applicaties niet meer losstaand rondzweven. Wist u bijvoorbeeld dat u Microsoft Teams kunt koppelen met SharePoint sites? Zo worden documenten die u deelt in Teams ook beschikbaar in SharePoint.
Tip 3: Laat de veiligheid van bedrijfsinformatie nimmer ten koste gaan. Door devices al voorgeprogrammeerd aan uw medewerkers te geven, weet u zeker dat dit goed geregeld is. Ook als de bedrijfslaptop ter beschikking van de medewerker is, is het verstandig om de beveiligingsmachtigingen niet in handen van de medewerker te geven. Zorg dat de uw IT manager en/of IT leverancier dit beheert. Ontdek hoe Stepco helpt.
Tip 4: Bied medewerkers de juiste computer met eventueel een extra monitor. Wist u dat medewerkers met meerdere schermen 42% productiever zijn? Zo blijkt uit onderzoek van Jon Peddie Research. Het kan de efficiëntie vergroten en een goede lichaamshouding ondersteunen. Niet alleen de goede technologie, maar ook de juiste werkplek en apparatuur om effectief en veilig te kunnen (samen)werken is noodzakelijk.
Tip 5: Ga een stap verder met procesautomatisering. Door tijdrovende en repeterende taken te automatiseren worden prestaties naar een hoger niveau getild. Juist op afstand wilt u de grip in handen houden. Door essentiële bedrijfsworkflows te gaan digitaliseren en automatiseren blijven werkzaamheden draaien en behoudt iedereen het overzicht.
