Kern Architecten, een allround architecten-bureau van twintig mensen groot, is gevestigd in de schitterende en authentieke Moutfabriek in Roermond. De werkzaamheden variëren van haalbaarheidsonderzoeken tot oplevering. De onderneming is breed georiënteerd in woningbouw en utiliteitsbouw en is werkzaam voor zowel commerciële opdrachtgevers als overheidsinstanties. Een takenpakket dat optimale tijd en energie vereist alsmede perfecte werkomstandigheden, geheel afgestemd op het moderne IT-tijdperk. “Communicatie met onze partijen in de markt gaat steeds meer digitaal”, vertelt architect Rob van Leuven, tevens verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering bij Kern Architecten. “Zo gaan we naar een situatie waarbij meerdere partijen aan een virtueel bouwmodel werken. Op zo’n moment is het essentieel dat je systeem werkt en dat het veilig is. Daarnaast zijn wij voor onze productie voor honderd procent afhankelijk van ons systeem. Ons totale kapitaal, van tekeningen tot ontwerpen, wordt digitaal opgeslagen. Het zou rampzalig zijn als daar iets mee gebeurt.” Proactief beleid Het IT-beheer van werkstations, servers en software, laat hij daarom liever over aan externe experts. Met oog op een verdergaande professionalisering van het bureau dat in 1980 door de huidige directeur/eigenaar Henk Wolters werd opgericht, heeft hij gekozen voor Stepco ManageIT. Dit totaalpakket van Stepco, specialist in het implementeren en beheren van IT, omvat zowel een op maat gemaakte calamiteitenzorg als beheer van de software, servers en werkstations. Marc Claessen: 'Met ManageIT houd je het systeem fit en doe je slimmer zaken' Dag en nacht wordt het systeem van Kern Architecten door Stepco in de gaten gehouden. Marc Claessen, relatie manager van Stepco, spreekt van een proactief beleid: “Stepco ManageIT voorkomt een probleem voordat de klant er weet van heeft en helpt ook om sneller weer operationeel te zijn. Aan de hand van waardes in de software krijgen wij meldingen binnen en kunnen we herleiden wat er bij de klant speelt. Wij ondernemen actie voordat problemen, zoals e-mails die vastzitten in de queue of een harde schijf die dreigt vol te lopen, zich openbaren bij de klant. Zie het als een auto die van A naar B moet rijden. Waar je normaliter langs de kant staat omdat het rode lampje van het oliepeil brandt, vullen wij tijdig de olie bij, zodat je niet stil komt te staan. Met Stepco ManageIT houd je het systeem fit en doe je slimmer zaken.” Hetzelfde principe van proactiviteit geldt voor de inkomende e-mail bij Kern Architecten. Alle berichten komen eerst binnen bij Stepco en worden pas nadat ze op spam en virussen zijn gecontroleerd naar het architectenbureau doorgestuurd. “98 procent van alle e-mail is spam, dat is in principe hetgeen je buiten de deur houdt”, benadrukt Claessen de hoge mate van veiligheid met Stepco ManageIT. Ieder zijn core business Ook de medewerkers van Kern Architecten hebben baat bij Stepco ManageIT. Een tekenaar met automatisering als nevenfunctie, is bijvoorbeeld niet ongebruikelijk bij een architectenbureau. Maar, zo belicht Rob van Leuven het nadeel: “Een tekenaar kan in de tijd die hij besteedt aan automatisering geen productie maken. Zou je hem daarvan verlossen, dan kan hij zich richten op zijn core business.

Marc Claessen en Rob van Leuven Foto: Bas Quaedvlieg Dat is immers tijd die ik kan declareren, de tijd van automatisering niet.” “Het verdiepen in de complexiteit neemt nu eenmaal veel tijd in beslag”, weet ook Marc Claessen, die daarop een heldere en efficiënte splitsing van taken stelt: “De applicatie blijft bij de klant, wij dragen zorg over de infrastructuur. Ieder zijn vak.” Zo weet Stepco precies welke garantie er is op de server en bij welke partij deze is afgesloten. Daarnaast voert de automatiseringsexpert periodiek op afstand en op locatie een check uit. Dit is nodig, benadrukt Claessen. “Veel van onze gesprekken met klanten behandelen de ‘What if?’-vraag. Wat als iets binnen je IT-omgeving níet tot je beschikking is? Wat betekent het op het moment dat je server een storing vertoont waardoor medewerkers niet kunnen werken? In dit soort situaties zijn een goede back-up en snel systeemherstel noodzakelijk. Dit ‘What ifvraagstuk’ zou bij iedere directie op de agenda moeten staan.” Licentiebeheer Stepco ManageIT wordt aangeboden tegen een vast tarief per maand. Klanten kunnen aan de hand van een handige menukaart met variabele keuzemogelijkheden zelf bepalen wat ze nodig hebben aan calamiteitenzorg en beheer van servers, werkstations en software. In overleg met de klant is hun Stepco ManageITpakket te upgraden van Basic naar Premium of Excellent, eventueel aangevuld met enkele functionaliteiten. Kern Architecten heeft het meest uitgebreide pakket en heeft vanzelfsprekend gekozen voor een ‘legaal softwarebeleid’. Ondernemers zijn zich immers vaak niet bewust van de (il)legaliteit van software. Claessen: “Als een medewerker zelf software installeert, zien wij dit meteen binnen Stepco ManageIT. Daarbij voorkomen we niet dat iemand een programma installeert, maar kunnen we het op dat moment wel ter sprake brengen. Heeft iemand een softwareprogramma nodig waarvoor moet worden betaald, dan bespreken we dit met de klant, zodat we het gewenste product met de vereiste licentie voor hen kunnen verzorgen. Zo is de klant altijd verzekerd van een legale IT-omgeving.” Vertrouwen “Tot op heden is onze verwachting helemaal ingelost”, oordeelt Van Leuven positief over Stepco ManageIT. “Momenteel zijn we nog bezig om de infrastructuur van Stepco ManageIT en de door onszelf aangekochte software te integreren tot één documentatie, dat Stepco volledig kan beheren.” Claessen analyseert tevreden: “De klant legt veel vertrouwen bij ons neer. Het Stepco ManageIT-pakket geeft je dan ook het gevoel dat je ergens op kunt rekenen. Klanten wensen ook die zekerheid. Wij nemen hen de zorg over IT uit handen.” Artikel uit MKB Zakenpunt, nummer 1, 2009